ده مهارت سازمانی کلیدی برای موفقیت در مسیر شغلی
در نگاه اول شاید مهارت‌های سازمانی چندان حیاتی به نظر نرسند. این که هر فرد باید کار‌های خود را منظم کند، امری بدیه‌ی به نظر می‌رسد. اما در دنیای کاری پیچیده امروز، شما ناچارید موارد زیادی را مدیریت کنید؛ از سازمانده‌ی پوشه‌های رایانه‌ای گرفته تا به یاد آوردن زمان جلسات و وظایف مختلف. قطعا در این شرایط به مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای صرفه‌جویی در زمان، یافتن ابزار مناسب برای پیشبرد کار‌ها و تعامل با دیگران نیاز دارید. همه این موارد در دسته‌ای به نام مهارت‌های سازمانی قرار می‌گیرند. در این یادداشت درباره این مهارت‌ها، ضرورت یادگیری آن‌ها، انواع و راهکار‌های تقویتشان صحبت می‌کنیم.
مهارت سازمانی چیست؟
مهارت سازمانی بخشی از مهارت‌های نرم است که به شما کمک می‌کند کار‌ها و پروژه‌های خود را منظم کرده و انتظارات را در زمان مناسب برآورده کنید. تصور کنید قرار است چهار پروژه را در یک ماه انجام دهید و برای هر کدام با چهار نفر در ارتباط هستید. مهارت‌های سازمانی به شما امکان می‌دهند کار‌ها را اولویت‌بندی و تقسیم کنید، همکاری با افراد را هماهنگ کنید و به آن چهار پروژه در موعد مقرر رسیدگی کنید.
ضرورت بهره‌گیری از مهارت‌های سازمانی
مهارت سازمانی چه مزایایی برای شما دارد؟
کاهش هزینه‌های شما و سازمان زمان کمتری برای یافتن منابع و ابزار کار صرف می‌کنید چون از قبل می‌دانید آن‌ها را از کجا پیدا کنید.
افزایش کیفیت کار وقتی زمان و برنامه شما منظم باشد، فرصت بیش‌تری برای رسیدگی به کار‌های مهم‌تر و سودآور‌تر دارید.
ترقی جایگاه شما نزد سازمان یا کارفرما وقتی کار را به موقع و با کیفیت مناسب تحویل دهید، به عنوان فردی شناخته می‌شوید که توانایی بالایی در اجرای پروژه‌ها دارد. این موضوع شانس شما برای ترقی یا دریافت پیشن‌هاد‌های بهتر در آینده را افزایش می‌دهد.
افزایش توانایی‌های ذهنی شما مدیریت یک پروژه علاوه بر دستاورد‌های مالی، ذهن شما را نیز پرورش می‌دهد. در طول کار با چالش‌های مختلفی روبرو می‌شوید. حل این چالش‌ها می‌تواند به پرورش ذهن و افزایش توانایی‌های شناختی شما کمک کند. در نهایت شما به انسانی قوی‌تر از نظر ذهنی تبدیل می‌شوید.
انواع مهارت‌های سازمانی
مهارت‌های سازمانی به دو دسته درونی و بیرونی تقسیم می‌شوند.
مهارت‌های سازمانی درونی
مهارت‌های درونی ذهنی هستند؛ یعنی به شما کمک می‌کنند مسائل پیچیده را تحلیل و راه‌حل آن‌ها را بیابید. این مهارت‌ها به شما امکان می‌دهد در مواجهه با سختی و استرس، آرام بمانید. تفکر خلاق، تفکر استراتژیک و اولویت‌بندی کار‌ها در ذهن از جمله مهارت‌های سازمانی درونی هستند.
مهارت‌های سازمانی بیرونی
این مهارت‌ها بیش‌تر درباره همکاری شما با دیگران است. آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا ارتباطی موثر و کارآمد برای پیشبرد پروژه با دیگران برقرار کنید. برای مثال تقسیم‌بندی کار‌ها، مستند‌سازی، مرتب‌سازی میز کار و کار تیمی از جمله این مهارت‌ها هستند.
ده مهارت سازمانی الزامی برای پیروزی
برای موفقیت در پروژه خود، شما به حداقل ده مهارت سازمانی مهم نیاز دارید. در ادامه این موارد را به صورت فهرست معرفی می‌کنیم
۱. سازمانده‌ی اسناد و پوشه‌ها
آیا اسناد و پوشه‌های خود را، چه کاغذی و چه رایانه‌ای، به درستی دسته‌بندی می‌کنید؟ اگر جواب مثبت است، شما این مهارت را دارید. این کار به شما کمک می‌کند زمان کمتری برای یافتن موارد مختلف صرف کنید.
۲. تعیین هدف
تعیین هدف به معنای شناسایی یک یا چند هدف، تدوین نقشه‌راه و تقسیم اهداف به واحد‌های کوچک‌تر با زمان‌بندی مشخص است.
۳. اولویت‌بندی
فکر کنید شما باید سه کار را در طول هفته انجام دهید. از کجا می‌فهمید کدام یک مهم‌تر است؟ شناخت اولویت‌ها و تنظیم کار‌ها بر آن اساس، مهارت اولویت‌بندی است.
۴. تصمیم‌گیری
آیا نتایج مختلف را بر پایه واقعیت‌های موجود پیش‌بینی می‌کنید و سپس مسیر مناسب‌تر برای رسیدن به اهداف را انتخاب می‌کنید؟ اگر اینطور است، شما از مهارت تصمیم‌گیری بهره‌مند هستید. هرچه توانایی شما در تصمیم‌گیری درست بیش‌تر شود، احتمال ناکامی و ضرر کمتر می‌شود.
۵. تفکر استراتژیک
تفکر استراتژیک شما را از فردی که فقط کار خود را انجام می‌دهد به فردی تبدیل می‌کند که روابط بین کار‌ها و پروژه‌ها را درک کرده است. این تفکر توانایی دیدن تصویر بزرگ‌تر و تحلیل موضوع در ابعاد وسیع‌تر را به شما می‌دهد.
۶. کار تیمی
همکاری یعنی شما چقدر خوب و موثر با دیگران کار می‌کنید. از نحوه تعامل شما تا حل تعارضات، همه این‌ها همکاری شما با دیگران را شکل می‌دهد. بدیه‌ی است برای تقویت همکاری با دیگران به مجموعه‌ای از مهارت‌های ارتباطی نیاز دارید.
۷. تعامل موثر
تعامل موثر یعنی به اشتراک گذاشتن افکار، ایده‌ها و دانش خود با دیگران به طوری که آن‌ها منظور شما را به درستی درک کنند. شفاف گفتن و نوشتن یکی از نشانه‌های داشتن تعامل موثر است. وقتی به درستی ارتباط برقرار نکنید، دیگران به طور ناقص منظور شما را می‌فهمند. در نتیجه احتمال بروز اشتباه و تعارض بیش‌تر می‌شود.
۸. مدیریت زمان
نحوه تقسیم زمان خود بین پروژه‌ها و کار‌های مختلف، بسیاری از چیز‌ها را درباره مهارت زمان‌بندی شما می‌گوید. مدیریت زمان یعنی درک این که چقدر زمان در اختیار دارید و تخمین بزنید هر کار چقدر زمان می‌برد تا انجام شود.
۹. خودانگیزشی
انگیزه درونی همان نیروی است که شما را در مواجهه با چالش‌ها به جلو می‌برد. این همان میل درونی برای انجام کار با وجود سختی‌ها و مشکلات پیش‌آمده است. در واقع این مهارت به شما کمک می‌کند تا تسلیم نشوید.
۱۰. خودمدیریتی
اگر مدیر بالادستی کنار شما نباشد، آیا همچنان به کار ادامه می‌دهید؟ خودمدیریتی یعنی توانایی تسلط و تمرکز بر کار هنگامی که هیچ ناظر بیرونی شما را نظارت نمی‌کند. با وجود این دو مهارت آخر، شما می‌توانید به طور فعال پروژه را پیش ببرید بدون اینکه دیگران نیاز داشته باشند مدام شما را به جلو برانند.
چگونه مهارت‌های سازمانی خود را تقویت کنیم؟
برای حفظ و تقویت این مهارت‌ها می‌توانید کار‌های زیر را انجام دهید
۱. در کار‌های داوطلبانه شرکت کنید
افزایش مسئولیت‌ها به خودی خود باعث افزایش حس مسئولیت‌پذیری در شما می‌شود. در کنار کار‌های روزمره، مسئولیت یک پروژه را به صورت داوطلبانه بر عهده بگیرید. با این کار، هم توانایی‌های خود را آزموده و هم به دیگران نشان می‌دهید که پذیرای چالش‌ها و پروژه‌های جدید هستید.
۲. میز کار خود را مرتب نگه دارید
نحوه سازمانده‌ی، از میز کار گرفته تا پوشه‌های رایانه‌تان، نشان می‌دهد که شما آمادگی پذیرش مسئولیت‌های بزرگ‌تر را دارید. تصویری که با میز کار خود به دیگران، چه مشتری و چه همکاران و مدیران، نشان می‌دهید، نقش مهمی در این راستا دارد. تعهد شما به نظم امور، بخشی از فرآیند تقویت مهارت‌های سازمانی است.
۳. تقویم خود را به‌روز نگه دارید
دانستن این که در چه زمانی باید کجا باشید، بخشی از سازمانده‌ی کاری شما است. وقتی مدیریت زمان در دست شما باشد، در برابر رویداد‌های پیش‌بینی‌نشده آمادگی بهتری دارید. از نظر دیگر می‌توانید زمان کافی برای رسیدگی به زندگی شخصی و یا مسئولیت‌های جدید را فراهم کنید.
۴. در دوره‌های آموزشی شرکت کنید
برخی از سازمان‌ها یا کسب‌وکار‌ها برای پرورش نیرو‌های خود یا جذب نیرو‌های جدید با مهارت، دوره‌های آموزشی کارگاه‌ی برگزار می‌کنند. در این دوره‌ها بسته به نوع آن، بخشی از یک پروژه شبیه‌سازی می‌شود. با شرکت در این دوره‌ها مهارت سازمانده‌ی خود را آزموده و آن را تقویت می‌کنید.
۵. از نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه استفاده کنید
امروزه نرم‌افزار‌های مختلفی برای مدیریت پروژه ساخته شده‌اند. این برنامه‌ها با ابزار‌های متنوع به شما امکان می‌دهند تا کار‌هایی نظیر مستند‌سازی، دسته‌بندی اسناد و پوشه‌ها، مدیریت تیم‌ها و نظارت بر کار هر فرد را راحت‌تر انجام دهید. این نرم‌افزار‌ها کار سازمانده‌ی را تسهیل و ساده می‌کنند. یادگیری کار با این برنامه‌ها می‌تواند بخشی از مهارت شما برای تقویت مهارت‌های سازمانی باشد.
نظر شما چیست؟
به نظر شما چه مهارت‌های سازمانی دیگری است که یک فرد باید بیاموزد؟ آیا تجربه‌ای از مدیریت یک پروژه دارید؟ از کدام مهارت‌های سازمانی خود برای پیشبرد آن بیش‌تر بهره بردید و نقش کدام یک را مهم‌تر می‌دانید؟ نظرات خود را با ما در میان بگذارید.
