آزمایشگاه نوآوری کار تفاوت همکاری و هماهنگی در شرکت‌های پربازده را تشریح کرد

تحقیقات آزمایشگاه نوآوری کار نشان می‌دهد که همکاری و هماهنگی دو مفهوم متمایز هستند که شرکت‌های پربازده برای مدیریت تیم‌ها از هرکدام به‌صورت استراتژیک استفاده می‌کنند. این پژوهش تفاوت‌های بنیادین بین این دو رویکرد و زمان مناسب به‌کارگیری آن‌ها را بررسی کرده است.

تعریف هماهنگی و همکاری

هماهنگی به معنای استفاده تیم‌ها از چارچوب‌ها و روش‌های کار ازپیش‌تعیین‌شده برای انجام وظایف به‌صورت مستقل است. برای مثال ارسال درخواست طراحی یک فرآیند هماهنگی محسوب می‌شود که روند مشخصی دارد و کارکنان با پیروی از آن کار را راحت‌تر پیش می‌برند.

همکاری فرا‌تر از هماهنگی است و شامل ایجاد روندی کاملا جدید می‌شود که نیازمند هم‌فکری اعضای اصلی مجموعه برای بررسی راه‌حل‌های بالقوه و تصمیم‌گیری درباره مسیر پیش‌رو است. تعیین روند بهینه برای رسیدگی به درخواست‌های طراحی در یک شرکت نمونه‌ای از همکاری است.

به‌عبارت ساده همکاری زمان و انرژی زیادی می‌طلبد و همیشه ضروری نیست؛ با تکیه بر هماهنگی می‌توان زمان قابل‌توجه‌ی را برای تمرکز کارکنان بر کار‌های اصلی آزاد کرد.

تفاوت‌های بنیادین هماهنگی و همکاری

هماهنگی یعنی همه افراد دخیل در یک فعالیت به‌صورت سازمان‌یافته با هم کار می‌کنند. همکاری یعنی دو یا چند نفر با هم کار می‌کنند تا به هدفی مشترک برسند.

این دو مفهوم اگرچه شبیه به نظر می‌رسند اما معانی متفاوتی دارند. همکاری بدون هماهنگی محقق نمی‌شود، اما می‌توان هماهنگی برقرار کرد بدون اینکه همکاری وجود داشته باشد. هماهنگی مختص مرحله برنامه‌ریزی است در حالی که همکاری در مرحله اجرا رخ می‌دهد. عدم همکاری در زمانی که لازم نیست، سرعت پیشبرد کار را کاهش داده و مانع تصمیم‌گیری می‌شود. از سوی دیگر فقدان هماهنگی باعث می‌شود اعضای تیم برای انجام وظایف دوچندان تلاش کنند یا در انتظار تصمیم‌ها و تحویل کار‌ها از همکاران بمانند که در هر دو صورت زمان تلف شده، منابع به‌درستی به‌کار نمی‌روند و بر خروجی نهایی و مشتریان تأثیر منفی می‌گذارد.

چه زمانی از هماهنگی و چه زمانی از همکاری استفاده کنیم؟

بر اساس تحقیقات آزمایشگاه نوآوری کار، شرکت‌های پربازده راهبرد‌های مشخصی برای بهره‌گیری از این دو رویکرد دارند. زمانی که تیم‌ها درگیر ارتباطات رفت‌وبرگشتی مانند به‌روزرسانی وضعیت، شرکت در جلسات و پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها و پیام‌ها هستند، این کار از ایجاد اضافه‌بار مشارکتی مزاحم جلوگیری می‌کند.

زمان استفاده از هماهنگی

شرکت‌های پربازده ترجیح می‌دهند برای فعالیت‌هایی که تا حد زیادی از قبل مشخص‌اند و با استفاده از فرآیند‌های موجود به‌صورت مستقل انجام می‌شوند، از هماهنگی بهره ببرند. این رویکرد حتی برای تصمیم‌گیری نیز کارآمد است، با فرض اینکه شرکت‌ها بر مدل‌های تصمیم‌گیری مانند راسی (RACI) و رپید (RAPID) تکیه کنند که نقش‌های تصمیم‌گیری را هماهنگ و از قبل مشخص می‌کنند.

زمان استفاده از همکاری

تحقیقات نشان می‌دهد شرکت‌های پربازده از همکاری برای دو فعالیت حیاتی استفاده می‌کنند طوفان فکری و حل مسئله.

طوفان فکری هدف تولید ایده‌های نوین است که یک فرد به‌تنه‌ایی نمی‌تواند به آن‌ها دست یابد. برای دستیابی به نتیجه مطلوب، می‌زان زیادی ارتباط و همکاری بین شرکت‌کنندگان ضروری است.

حل مسئله زمانی که اعضای تیم از نظر توانایی شناختی متنوع باشند، مشکلات سریع‌تر و بهتر حل می‌شوند. بهره‌گیری از این تنوع نیازمند امنیت روانی است تا کارکنان بتوانند ایده‌ها را بدون ترس از مجازات یا تحقیر بیان کنند. مانند طوفان فکری، ایجاد چنین محیطی نیازمند ارتباطات و همکاری گسترده است.

آزمایشگاه نوآوری کار همکاری را پرهزینه می‌داند، زیرا نیازمند ارتباط زیاد و رفت‌وآمد بین کارکنان است. از این رو انتخاب دقیق زمان استفاده از همکاری در برابر هماهنگی، برای بهینه‌سازی منابع از اهمیت بالایی برخوردار است.

پنج نکته برای هماهنگی موفق در محل کار

۱. آموزش دهید

آموزش کارکنان روشی مطمئن برای بهبود هماهنگی است که می‌تواند شامل دوره‌های پایه مربوط به وظایف مورد انتظار یا تجهیز تیم به جدید‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه باشد. با ارتقای توانایی سازمان در رسیدگی به وظایف و سازمانده‌ی آن‌ها، احتمال یافتن روش‌های نوین برای انجام کار و افزایش کارایی بالا می‌رود.

۲. نقش‌ها را مشخص کنید

پژوهش‌ها نشان می‌دهد ۵۳ درصد کارکنان تا حد زیادی از وظایف و نقش خود آگاه هستند و ۸۶ درصد از این افراد بهره‌وری کاری عالی خود را گزارش می‌دهند. شفافیت نقش‌ها نه تنها هماهنگی را آسان می‌کند، بلکه ۸۴ درصد از این کارکنان تمایل زیادی به ماندن در کنار کارفرمای خود دارند.

۳. اهداف را مشخص کنید

آن لتهام، ملکه شفافیت، در فوربس نوشته است که حدود ۸۰ درصد از زمان کارکنان به‌دلیل فعالیت‌های غیر‌مولد و سردرگمی هدر می‌رود. اقدامات ساده مانند تعیین زبان کاری مشترک، به حداقل رساندن کار‌های اولویت‌دار و ایجاد احساس پیشرفت ملموس، به درک اهداف کمک می‌کند.

۴. بازخورد دهید

هماهنگی پروژه فرا‌یندی مداوم است. حتی برنامه‌ریزی‌شده‌ترین وظایف نیز حین کار و پس از اتمام نیاز به توجه و بررسی دارند. بازخورد مناسب و مستمر باعث شناسایی منابع، پتانسیل‌ها، کار‌های عقب‌افتاده و مشکلات می‌شود تا برنامه‌های کارآمد‌تر برای آینده تدوین گردد.

۵. بر هزینه‌ها نظارت کنید

این بخش در هر پروژه‌ای حیاتی است، هرچند ادامه نظارت با پیشرفت پروژه ممکن است چالش‌برانگیز باشد. تقسیم وظایف به بخش‌های کوچک‌تر امکان تخمین منابع و ایجاد جداول زمانی را فراهم می‌کند. عدم بودجه‌بندی و عدم پای‌بندی به آن می‌تواند منجر به ناتمام ماندن وظایف و تأثیر منفی بر نتیجه نهایی شود.

پنج نکته برای همکاری موفق در محل کار

۱. تیم‌ها را با دقت انتخاب کنید

تشکیل تیم کار آسانی نیست. باید نقاط قوت، دانش و رفتار افراد را در نظر گرفت و هم‌خوانی یا تضاد احتمالی آن‌ها با سایر اعضا را ارزیابی کرد. آشنایی اعضا با روش کار یکدیگر، سازمان را در موقعیت بهتری برای همکاری قرار می‌دهد.

۲. کانال‌های ارتباطی را فراهم کنید

کارکنان در می‌انگین ۲۰ ساعت در هفته را صرف استفاده از ابزار‌های ارتباطی دیجیتال می‌کنند. برای بهره‌گیری حداکثری از دانش، مهارت‌ها و دیدگاه‌ها، یافتن بستر ارتباطی مناسب ضروری است. کانال‌هایی که اشتراک‌گذاری بی‌وقفه و پرسش درباره ایده‌ها را امکان‌پذیر می‌سازند، احتمال دستیابی به نتایج عالی را افزایش می‌دهند.

۳. در خصوص هدف صریح باشید

برای القای هدفی قوی از ابتدا، یک جلسه ترتیب دهید، زمان بگذارید و نقش همه را به‌وضوح مشخص کنید. جلسه باید گفت‌وگومحور باشد تا اعضا احساس راحتی کنند برای پرسش و بازخورد. همچنین ابزاری فراهم کنید که کارکنان بتوانند ارزش کار خود در دستیابی به هدف کلی را بسنجند.

۴. اعتماد‌سازی کنید

شالوده همکاری، اعتماد متقابل است. رهبران باید به اعضا اعتماد کنند که کار باکیفیت انجام دهند و اعضا باید به رهبران اعتماد کنند که تصمیمات درستی می‌گیرند. مهم‌تر از همه، همکاران (به‌ویژه از بخش‌های مختلف) باید اعتماد داشته باشند که هرکس وظیفه خود را به بهترین نحو انجام می‌دهد. وقتی تنها ۴۱ درصد کارکنان اعتماد را اولویت اصلی سازمان می‌دانند، ایجاد اعتماد مزیت رقابتی قابل‌توجه‌ی است.

۵. موفقیت‌ها را جشن بگیرید

به دست آوردن هدف مستلزم جشن‌گیری از موفقیت است. نشان دادن ارزش نه تنها برای نتیجه کار، بلکه برای مهارت‌های همکاری، نشان‌دهنده فرهنگ سازمان است. گنجاندن اهداف مرتبط با همکاری در اهداف کارکنان، فرهنگ کاری را تقویت می‌کند که منجر به موفقیت‌های آتی می‌شود.

چند سؤال برای انتخاب همکاری یا هماهنگی

۱. چه نوع فعالیتی مد نظر است؟

اگر نیاز به ایده‌ها یا فرآیند‌های جدید دارید، احتمالا همکاری لازم است. برای کار‌های ساده‌تر مانند انتقال و تأیید، هماهنگی گزینه بهتری است.

۲. آیا اجزای اصلی کار با تیم‌ها یا عملکرد‌های موجود هماهنگ‌اند؟

اگر این همسویی وجود دارد، سراغ هماهنگی بروید. اگر وجود ندارد، احتمالا همکاری لازم است تا تیم‌ها قبل از شروع درباره انتظارات، فرآیند‌ها و مسئولیت‌ها هم‌نظر شوند.

۳. آیا برای نتیجه مطلوب به اهداف یا معیار‌های جدید نیاز دارید؟

اگر اهداف و معیار‌های جدید ضروری‌اند، باید از همکاری بهره برد. اگر با تیم‌ها، اهداف و معیار‌های موجود می‌توان به نتایج دلخواه رسید، باید بر هماهنگی تمرکز کرد.

نوبت شماست

آیا تا به حال به تفاوت‌های همکاری و هماهنگی توجه کرده بودید؟ در سازمان شما کدام‌یک از این دو بیش‌تر به کار گرفته می‌شود؟ نظر خود را در قسمت دیدگاه‌ها برای ما بنویسید.