راهنمای بازخورد مدیریتی مؤثر: شکستن تصورات غلط مدیران برای بهبود عملکرد کارکنان

بازخورد در مسیر شغلی و یادگیری اغلب منبع ترس انسان‌هاست، چرا که نگرانند عیب و نقص‌هایشان آشکار شود. با این حال، زندگی در محیط کار بدون دریافت بازخورد امکان‌پذیر نیست. چالش اصلی زمانی پیش می‌آید که مدیران ملزم باشند بازخورد بدهند، زیرا این بازخورد برای بهبود عملکرد کارکنان حیاتی است. طبیعی است مدیران نخواهند کارکنان را غمگین کنند، اما عکس‌العمل‌ها اغلب خارج از کنترل آن‌هاست؛ برخی جبهه می‌گیرند، برخی گریه می‌کنند، برخی سوال می‌پرسند و معدودی بازخورد را می‌پذیرند. مدیران می‌توانند با رعایت اصول، بازخورد را سودمند و سازنده بیان کنند.

بازخورد مدیریتی چگونه بیان می‌شود؟

اگر نحوه دادن بازخورد صحیح باشد، می‌توان از اثرگذاری آن امیدوار بود. برای ارایه بازخورد صادقانه و بدون غرض، نکات زیر پیشن‌هاد می‌شود

• نیت مثبت خود از بازخورد را اعلام کنید.
• خواست و بازخورد خود را به‌شکل شفاف بیان کنید.
• تأثیرات بازخورد را بیان کنید.
• بر نقاط قوت فرد تمرکز کنید.
• قدم‌های عملی پیشن‌هاد دهید.

تصورات کلیشه‌ای مدیران درباره بازخورد مدیریتی

بسیاری از مدیران تصورات قالبی در ذهن دارند که مانع ارایه بازخورد می‌شوند. با این حال، بازخورد به‌موقع، سودمند و صادقانه هم برای کارکنان راه‌گشاست و هم برای سازمان. سه تصور رایج نادرست عبارتند از

۱. فرآیند ارایه بازخورد طویل و خسته‌کننده است.

۲. بازخورد باید کامل و بی‌نقص باشد.

۳. بازخورد ممکن است به سوءتفاهم تبدیل شود.

در ادامه این تصورات بررسی و راهکار‌های رفع آن‌ها ارائه شده است.

تصور اول مکالمه طویل و خسته‌کننده

فکر می‌شود فرآیند بازخورد همیشه طولانی است. اگر با همکاری رابطه خوبی داشته باشید که قبلا بازخورد‌ها را بدون تدافع پذیرفته و تغییرات را اعمال کرده، نیازی به گفتگو‌های طولانی نیست. اما همه افراد به‌راحتی بازخورد نمی‌پذیرند. با رعایت نکات ساده، می‌توان مکالمه‌ای مختصر، کارآمد و سودمند داشت.

تصور دوم بازخورد باید کامل و بی‌نقص باشد

بازخورد ترکیبی از مشاهدات عینی و نظرات شخصی است. زاویه دید کارمند ممکن است با مدیر متفاوت باشد، بنابراین بازخورد اولیه ممکن است کامل نباشد. بازخورد نباید یک‌طرفه و قطعی باشد؛ گفتگوی دوطرفه به کسب اطلاعات بیش‌تر، شنیدن نظرات کارمند و اصلاح بازخورد کمک می‌کند. نتیجه بازخورد نهایی دقیق‌تر و سازنده‌تر خواهد بود، حتی اگر جلسه ۳۰ دقیقه‌ای طولانی‌تر شود.

تصور سوم بازخورد باعث سوءتفاهم می‌شود

بسیاری از مدیران نگرانند کارکنان غمگین یا عصبی شوند. این اضطراب باعث تأخیر یا امتناع از بازخورد مستقیم می‌شود. در نتیجه کارکنان نمی‌دانند چه کار را به خوبی انجام داده‌اند، کجا نیاز به پیشرفت دارند و انتظارات چیست. عکس‌العمل کارکنان به عوامل زیادی مانند شخصیت، حالت روحی، تجربیات زندگی و پیشینه فرهنگی بستگی دارد. مدیران می‌توانند با دقت در نحوه ارایه، بازخورد را سازنده کنند، اما کنترل کامل بر آن ندارند.

بازخورد سازنده، شیوه انتخابی مدیران موفق

هرگاه تصمیم به دادن بازخورد مدیریتی بگیرید، بدانید که ممکن است بیش از یک مکالمه ساده طول بکشد، چرا که بازخورد مسئله پیچیده و چندوجه‌ی است. مخصوصا وقتی مطمئن نیستید طرف مقابل بازخورد را درک کرده یا خود شما دیدگاه او را کاملا درک نکرده‌اید. در محیط کار اغلب اختلاف نظر وجود دارد. بازخورد‌های خوب ابزار‌های کلیدی پیشرفت در محیط‌های شغلی هستند. با کنار گذاشتن ترس‌ها و تصورات غلط، می‌توان به بهبود عملکرد و ارتباطات امیدوار بود. بازخورد صحیح و سازنده با تمرکز بر نقاط قوت و پیشن‌هاد‌های عملی، به رشد فردی و تیمی کمک می‌کند. رویکردی باز و صادقانه می‌تواند محیطی مثبت و سازنده شکل دهد که در آن هر فرد فرصت شکوفایی و رشد دارد.

منبع HBR