چطور با اتوماسیون اداری، فرآیندهای زمان‌گیر را دیجیتالی کنیم؟_سیاه پوش

یکی از بزرگترین چالش‌ها در سازمان‌های ایرانی، به اختصاصی سازمان‌های دولتی و برخی شرکت‌های خصوصی، حجم بالای کارها و روال‌های اداریِ تکراری و زمان‌بر است.

فکر کنید در یک بانک بزرگ مشغول به کار هستید. روزانه حجم عظیمی از تراکنش‌های مالی، خواست‌های مشتریان برای دریافت وام و تسهیلات و صدور چک انجام می‌بشود. این فرآیندها زیاد تر به طور دستی و با صرف زمان و نیروی انسانی بسیاری انجام خواهد شد.

یا برای مثالً در یک شرکت مخابراتی بزرگی همانند ایرانسل، روزانه تعداد زیاد بسیاری مکاتبه با مشترکین از طریق تلفن، ایمیل و دیگر کانال‌ها برقرار می‌بشود. ثبت دقیق این مکاتبات، پیگیری مشکلات و اراعه جواب‌های مناسب، فرآیندی زمان‌بر و الزام دقت بالایی است. مدیریت این حجم از خواست‌ها به طور دستی، کار زیاد سختی است و امکان پذیر تبدیل تاخیر در پاسخگویی به مشتریان و افت رضایت آن‌ها بشود.

اینجاست که اتوماسیون کسب و کار (متشکل از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها) به گفتن یک راهکار قوی و جامع داخل عمل می‌بشود.

چرا دیجیتالی کردن فرآیندهای تکراری و زمان‌گیر مهم است؟

اصلا چرا باید فرآیندهای تکراری و زمان‌گیر را دیجیتالی کنیم؟ جواب ساده است: برای این که انسان‌ها از انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده رها شوند و بتوانند روی کارهای مهم‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند.

اتوماسیون اداری به گفتن ابزاری قوی، دقیقاً همین مقصد را جستوجو می‌کند. این فناوری، با جایگزینی ماشین‌ها به جای انسان در انجام کارهای تکراری و زمان‌گیر، به سازمان‌ها پشتیبانی می‌کند تا منفعت‌وری خود را افزایش دهند، هزینه‌ها را افت دهند و کیفیت خدمات خود را بهبود بخشند و در نتیجه در دنیای رقابتی امروز، موفق‌تر عمل کنند.

• افزایش شدت و دقت: ماشین‌ها برخلاف انسان‌ها، در انجام کارهای تکراری زیاد سریع تر و دقیق‌تر عمل می‌کنند. این یعنی افت قابل دقت زمان پردازش و افت خطاهای انسانی
• افت هزینه‌ها: با خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر، نیاز به نیروی انسانی و هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد، آموزش و… افت اشکار می‌کند. این چنین، هزینه‌های کاغذ، چاپ و بایگانی نیز به طور قابل توجهی افت می‌یابد.
• بهبود کیفیت خدمات: با افزایش شدت و دقت در انجام کارها، کیفیت خدمات اراعه شده به مشتریان نیز بهبود می‌یابد.
• افزایش شفافیت: همه فرآیندها به طور شفاف ثبت و قابل پیگیری خواهد شد و به نظارت بهتر بر فعالیت‌ها و پاسخگویی سریع تر سازمان پشتیبانی می‌کند.
• انعطاف‌پذیری زیاد تر: سیستم‌های اتوماسیون اداری به راحتی قابل تحول و گسترش می باشند و سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا به شدت با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان خود سازگار شوند.

اتوماسیون اداری در کدام قسمت‌ از امور روزمره‌ سازمان‌ها تحول تشکیل میکند؟

همانطور که حرف های شد، اتوماسیون اداری به شما پشتیبانی می‌کند تا کارها و فرآیندهای تکراری و زمان‌گیر را به‌صورت خودکار انجام داده و بر روی فعالیت‌های با قیمت افزوده تمرکز کنید. این فرآیندها می‌توانند از ساده‌ترین ماموریت های روزمره تا پیچیده‌ترین عملیات‌های سازمانی را شامل شوند.

از با اهمیت ترین قسمت‌های یک سازمان که اتوماسیون اداری می‌تواند تحول شگرفی در آن تشکیل کند عبارت هستند از:

1. مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه

قسمت مدیریت مکاتبات و دبیرخانه یکی از قسمت‌های حیاتی هر سازمان است که ماموریت ثبت، بایگانی و پیگیری انواع نامه‌های وارده و صادره را بر مسئولیت دارد. حجم بالای مکاتبات و خواست‌های روزانه، تنوع انواع نامه‌ها و نیاز به پیگیری دقیق آن‌ها، گمان خطای انسانی، کندی در انجام فرآیندها و… این قسمت را به یکی از زمان‌برترین و مستعد خطاپذیر‌ترین قسمت‌های سازمان تبدیل کرده است.

نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه، با تشکیل یک سیستم یکپارچه، می‌توانند فرآیندهای تکراری همانند ثبت نامه، بایگانی، پیگیری و ارسال نامه را به طور خودکار و در کمترین زمان ممکن انجام ‌دهند و از این طریق پشتیبانی کند تا کارکنان بتوانند بر روی ماموریت های مهم‌تر تمرکز کنند.

برای فهمیدن بهتر این نوشته، بعنوان مثال نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به گفتن یکی از معتبرترین اتوماسیون های اداری سرزمین، در قسمت مدیریت مکاتبات این امکان را فراهم می‌کند که بتوانید ایمیل‌های وارده به سازمان را با شرایطی که خودتان تعیین می‌کنید، بدون دخالت نیروی انسانی و به روش کاملا خودکار و سیستمی ثبت و تبدیل به نامه کند و در کارتابل گیرندگان موردنظر قرار دهد.

فکر کنید همچین قابلیتی برای سازمانی که روزانه حجم بسیاری ایمیل یا فکس را باید در اتوماسیون اداری ثبت و به گردش درآورد چه مقدار می‌تواند کار امد باشد!

1. مدیریت مستندات و بایگانی الکترونیکی اسناد

یکی دیگر از با اهمیت ترین قسمت‌هایی که اتوماسیون اداری می‌تواند در آن تحول تشکیل کند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی است. در سازمان‌ها، حجم عظیمی از اسناد کاغذی و الکترونیکی تشکیل می‌بشود که مدیریت، بایگانی و بازیابی آن‌ها به طور سنتی، زمان‌بر، هزینه‌بر و مستعد اشتباه است.

حجم بالای اسناد، پراکندگی اسناد، خطای انسانی، هزینه‌های بالای نگهداری اسناد فیزیکی و افت شدت در انجام کارهای جستجو و بازیابی اسناد، الزام دیجیتالی کردن قسمت مدیریت اسناد و بایگانی در سازمان‌ها را فراهم می‌کند.

با منفعت گیری از سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی یا همان مدیریت مستندات، می‌توان همه اسناد را به طور دیجیتالی ذخیره، طبقه‌بندی و بازیابی کرد. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندهای تکراری همانند ثبت، بایگانی و جستجوی اسناد، به طور قابل توجهی زمان و هزینه‌های سازمان را افت خواهند داد.

شرکت فراگستر از معدود نرم‌افزارهای مدیریت مستندات در ایران است که با منفعت‌گیری از فناوری‌های هوش مصنوعی همانند OCR و یکپارچگی با نرم‌افزارهای فرم‌ساز توانسته‌ کارایی نرم‌افزار خود را به شدت افزایش دهند. OCR به نرم‌افزار اجازه می‌دهد تا متون حاضر در اسناد اسکن شده و تصویری را استخراج کرده و آن‌ها را قابل جستجو کند. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی هر کلمه یا عبارتی را در کل مجموعه اسناد جستجو کنند.

پیشنهاد می‌بشود سازمان‌ها به منظور بهبود فرآیندهای مدیریت مستندات خود، از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات الکترونیکی تجهیزبه هوش مصنوعی منفعت گیری کنند.

1. مدیریت فرم‌های الکترونیکی

فرم‌ها و فرایندها، ستون‌های مهم تعداد بسیاری از فعالیت‌های سازمانی می باشند. از خواست مرخصی و ماموریت گرفته تا تایید فاکتور و … ، همه به نوعی به فرم‌ها و فرایندهای مشخصی، وابسته می باشند. این فرم‌ها و فرایندها، زیاد تر به طور دستی پر خواهد شد، بین قسمت‌های گوناگون گردش می‌کنند و در نهایت بایگانی خواهد شد. این روش سنتی، علاوه بر زمان‌بر بودن، مستعد اشتباه و اتلاف منبع های است.

و اما چطور اتوماسیون اداری به خودکارسازی فرم‌ها و فرایندها پشتیبانی می‌کند؟

• طراحی فرم‌های الکترونیکی

در اتوماسیون اداری، به پشتیبانی ابزارهای طراحی فرم یا همان فرم‌ساز می‌توان انواع فرم‌های پیچیده را به سادگی تشکیل کرد. حتی برخی از فیلدهای فرم می‌توانند به طور خودکار پر شوند (همانند تاریخ و زمان) و اعتبارسنجی داده‌های ورودی هم به روش خودکار انجام بشود.

• گردش کار الکترونیکی

هر فرآیند به روش دقیق و با تعریف مرحله های گوناگون مدلسازی می‌بشود سپس فرم‌ها به روش خودکار به افراد و قسمت‌ها وابسته ارجاع داده می‌بشود و حالت هر فرم در هر مرحله از فرآیند قابل مشاهده است و تاییدات و امضاها هم بر پایه قوانین از پیش تعریف شده روی فرم‌ها اخذ می‌بشود.

• بایگانی الکترونیکی

در نهایت فرم‌های تکمیل شده به روش الکترونیکی و با امنیت بالا ذخیره خواهد شد و با منفعت گیری از ابزارهای جستجو، می‌توان به شدت اطلاعات فرم را بازیابی کرد و گزارش‌های ملزوم را از سیستم اخذ کرد.

برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سرزمین همانند فراگستر اکثر فرم‌های عمومی و پرکاربرد سازمان را به روش ۱۰۰% آماده در اختیار سازمان‌های منفعت‌بردار قرار خواهند داد که این کار پشتیبانی می‌کند سازمان، دچار او گفت و گو طراحی فرم‌ها نشود و با چند کلیک ساده کاربران بتوانند فرم‌ها را در اتوماسیون اداری ثبت و به گردش درآورند. از جمله این فرم‌های آماده می‌توان به فرمهای خواست مرخصی، خواست ماموریت، خواست اضافه کار، خواست وام، خواست پرداخت، خواست خدمات، خواست کالا، خواست پذیرفتن و … اشاره نمود.

1. مدیریت پروژ‌ه‌ها و کارهای تیمی

مدیریت پروژه‌ها و کارهای تیمی، دنیایی از ماموریت های تکراری و زمان‌بر است. از تشکیل تسک‌ها و تخصیص منبع های گرفته تا پیگیری پیشرفت و گزارش‌دهی، همه و همه می‌توانند انرژی و زمان بسیاری از تیم‌ها بگیرند. اما با ورود اتوماسیون اداری، این دنیای خسته‌کننده به کلی دگرگون شده است.

ثبت شفاف و منظم همه مرحله های یک کار تیمی از ایده اولیه تا تحویل نهایی، تخصیص و پیگیری الکترونیکی کارها، ارسال به موقع اعلان‌ها و یادآوری‌ها، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، کامنت‌گذاری‌ها و او گفت و گو در رابطه ماموریت های محول شده به اعضا، و تهیه خودکار و هوشمند گزارش‌های پیشرفت پروژه، همه و همه به مدیران پروژه می‌کند تا بر روی کارهای استراتژیک تمرکز کنند و منفعت‌وری تیم را به‌طور قابل توجهی افزایش دهند. با خداحافظی از کارهای تکراری و زمان‌بر، تیم‌ها می‌توانند خلاقیت خود را به کار گرفته و پروژه‌های موفق‌تری را به انجام برسانند.

1. مدیریت جلسات و رویدادها

اتوماسیون اداری، مدیریت جلسات و رویدادها را منقلب کرده است. با دیجیتالی کردن فرآیند تشکیل اتفاقات، دعوت از شرکت‌کنندگان و حتی تشکیل گزارش‌های جلسه، این نرم‌افزارها به شما پشتیبانی می‌کنند تا رویدادهایتان را با کمترین زحمت و بیشترین منفعت‌وری برگزار کنید. فکر کنید دیگر نیازی به ارسال دعوتنامه‌های کاغذی، مدیریت دستی وجود و عدم وجود و تهیه گزارش‌های طویل ندارید. اتوماسیون اداری، همه این کارها را برای شما انجام می‌دهد.

1. مدیریت منبع های انسانی، مدیریت ربط با مشتریان و مالی و …

اتوماسیون اداری با یکپارچه‌سازی فرآیندهای منبع های انسانی، مالی و CRM، و به جریان انداختن اطلاعات در همه قسمت‌ها و واحدهای گوناگون به روش یکپارچه، پشتیبانی می‌کند علاوه بر افت انجام کارهای تکراری و زمان‌گیر، مدام به داده‌های دقیق و به روز دسترسی داشته باشید.