چطور بازخورد مدیریتی بدهیم؟ – چطور_سیاه پوش

ما آدم‌ها طبق معمولً از بازخورد گرفتن در مسیر شغلی و حتی در مسیر یادگیری می‌ترسیم. احتمالا به این علت که نگرانیم دیگران فهمید عیب و نقص‌های احتمالی ما شوند. اما زندگی در جامعه بدون دریافت بازخورد ممکن نیست. تکه سخت‌تر ماجرا این است که بعضی اوقات به گفتن مدیر ملزوم است بازخورد مدیریتی دهیم. چرا که بازخورد ما برای بهبود فعالیت کارمندان حیاتی برداشت می‌بشود. در این مورد، طبیعی است که شما به گفتن یک مدیر نخواهید کارمندان خود را غمگین کنید. اما عکس العمل دیگران به بازخوردی که می‌دهید طبق معمولً خارج از کنترل شما است. امکان پذیر یک کارمند در برابر بازخورد شما جبهه بگیرد، ‌کارمندی دیگر احتمالا گریه کند بازخوردتان را نپذیرد. کارمند فرد دیگر احتمالا سؤالی بپرسد و حتی بعضی اوقات هم کارمندی اشکار می‌بشود که آن را بپذیرد. در هرصورت شما در مقام مدیر سازمان می‌توانید نظر و بازخورد خود را تا حد امکان به‌شکلی سودمند و سازنده گفتن کنید.

بازخورد مدیریتی چطور گفتن می‌بشود؟

همان گونه که گفتیم، هر چند احتمالا اراعه و دریافت بازخورد در نگاه نخست چندان خوشایند نباشد اما اگر نحوه گفتن بازخورد درست و مناسب باشد، می‌توانیم به اثرگذاری آن امیدوار باشیم. برای اراعه بازخورد صادقانه و بدون غرض‌ورزی مراعات نکات زیر را به شما نظر می‌دهیم:

• نیت مثبت خود از بازخورد را گفتن کنید.
• خواست و بازخورد خود را به‌طور شفاف گفتن کنید.
• تأثیرات بازخورد خود را اظهار کنید.
• بر نقاط قوت فرد مورد نظر تمرکز کنید.
• قدم‌های عملی نظر کنید.

تصورات کلیشه‌ای مدیران درمورد بازخورد مدیریتی

زیاد تر مدیران تصورات کلیشه‌ای یا قالبی در ذهن دارند. این تصورات علتمی‌بشود از اراعه بازخورد بپرهیزند. با این حال، مدیران باید به این مسئله دقت کنند اراعه‌ بازخورد به‌موقع، سودمند و صادقانه هم برای کارمندان راه‌گشا است و هم برای سازمان. زیاد تر مدیران تصورات قالبی و تفکرات نادرست درمورد بازخورد دارند. زیاد تر مدیران به‌نادرست فکر می‌کنند:

۱. او مباحثه و فرایند اراعه بازخورد طویل و خسته‌کننده است.

۲. اراعه بازخورد باید کامل و بی‌نقص باشد.

۳. اراعه بازخورد امکان پذیر تبدیل سوءتفاهم بشود.

در ادامه این نوشته، تصمیم داریم این تصورات قالبی مدیران درمورد اراعه بازخورد را بازدید کنیم و راهکارهایی نیز برای از بین بردن این مشکلات نقل کنیم. با ما همراه باشید:

فکر قالبی اول این است که فرایند گفتن بازخورد می‌تواند به مکالمه‌ای طویل و خسته‌کننده تبدیل بشود. موقعیتی را فکر کنید که در آن با یکی از همکاران رابطه کاری خوبی دارید. شما به نظرات او اهمیت می‌دهید و او هم به نظرات شما احترام می‌گذارد. شما فهمید شده‌اید که او به کیفیت کار خود و تأثیرش بر دیگران و پروژه‌ها اهمیت می‌دهد. علاوه بر این، هنگامی در قبل هم به او بازخورد دادید، بدون حالت تدافعی آن را پذیرفت. او حتی تغییرات مورد نظر شما را اعمال کرد. در این موقعیت به گمان زیادً شما با فردی ارتباط دارید که به‌راحتی بازخورد را می‌پذیرد و بر پایه آن عمل می‌کند. هنگامی با این چنین فردی همکارید، نیازی به او گفت‌وگوهای طویل نیست. می‌توانید به‌راحتی و بدون نگرانی بازخورد بدهید. اما بدیهی است که همه آدم‌ها به راحتی بازخوردهای دریافتی را قبول نمی‌کنند. در آن موارد، مکالمه‌ طویل‌تری در پیش دارید. اما به‌صورت پیش فکر نباید فکر کنید که هر او گفت‌وگویی در این‌باره طویل یا پیچیده است. چرا که اگر نکات ساده‌ای را در میانه گفتن بازخورد مراعات کنید، به‌گمان زیاد مکالمه‌ای مختصر، کاربری و سودمند در پیش خواهید داشت.

در فکر قالبی دوم، زیاد تر مدیران فکر می‌کنند بازخورد مدیریتی که خواهند داد، حتماً باید کامل و بی‌نقص باشد. بازخورد یک مدیر درمورد کارکرد کارکنانش، ترکیبی از مشاهدات عینی و نظرات شخصی است. این بدان معناست که زاویه دید کارمند شما امکان پذیر با زاویه دید شما متفاوت باشد. بعد بازخورد ابتدایی شما امکان پذیر درست یا کامل نباشد.‌ به‌همین علت، گفتن بازخورد را نباید مکالمه‌ای یک‌طرفه و قطعی دانست. در این موارد، می‌توان یک او گفت‌وگوی دوطرفه داشت که در آن هر دو طرف بتوانند نظرات و دیدگاه‌های خود را نقل کنند. این رویکرد به شما پشتیبانی می‌کند تا اطلاعات بیشتری کسب کنید، نظرات و عکس العمل‌های کارمندتان را بشنوید و در صورت نیاز، بازخورد خود را اصلاح یا به‌روزرسانی کنید. به این ترتیب، بازخورد نهایی شما دقیق‌تر و سازنده‌تر خواهد می بود. بعد می‌توان نتیجه گرفت با یک گفتگوی دوطرفه درمورد بازخورد، به گمان زیادً اطلاعات تازه، دیدگاه‌های اضافی و حتی عکس العمل‌هایی دریافت خواهید کرد که باید در نظر بگیرید. این مورد امکان پذیر به این معنی باشد که جلسه‌ی برنامه‌ریزی شده‌‌ی ۳۰ دقیقه‌ای شما طویل‌تر بشود. اما هیچ ایرادی ندارد. مهم این است که بازخورد نهایی برای هر دوی شما مفیدتر باشد.

در تفکر قالبی سوم، زیاد تر مدیران فکر می‌کنند که گفتن بازخورد می‌تواند تبدیل سوءتفاهم بشود. می‌توان او گفت دغدغه‌ تعداد بسیاری از مدیران زمان گفتن بازخورد این است که کارکنان خود را غمگین یا عصبی کنند‌. در واقع، اضطراب آن‌ها درمورد عکس العمل کارکنان‌شان علتتأخیر یا ممانعت از اراعه‌ بازخورد سودمند، به‌موقع و مستقیم می‌بشود. به همین علت است که زیاد تر کارکنان نمی‌دانند چه کاری را به خوبی انجام خواهند داد، کجا نیاز به پیشرفت دارند، انتظارات از آن‌ها چیست و چطور باید به آن برسند. به گفتن یک مدیر طبیعی است که نخواهید زیردست خود یا هر فرد فرد دیگر را غمگین کنید. با این حال همانطور که گفتیم، عکس العمل‌ها و جواب‌های دیگران به بازخورد شما تا حد بسیاری از کنترل شما و بعضی اوقات اوقات حتی از کنترل آن‌ها خارج است. این که یک کارمند بازخورد را چطور برداشت کند به عوامل بسیاری همانند شخصیت او، حالت جاری‌اش، ازمایش ها کلی زندگی، پیشینه فرهنگی‌ و تعداد بسیاری عوامل دیگر بستگی دارد. شما در نهایت می‌توانید با دقت در نحوه‌ی اراعه‌ی بازخورد، آن را سودمند و سازنده انجام دهید. اما باید بدانید که کنترل کامل و همه‌جانبه بر آن ندارید.

بازخورد سازنده، شیوه انتخابی مدیران برنده

هر زمان که تصمیم دارید بازخورد مدیریتی و بدهید، باید بدانید که امکان پذیر زیاد تر از یک مکالمه‌ ساده طول بکشد. چرا که بازخورد قضیه‌ای پیچیده و چندوجهی است. مخصوصاً در مواردی که یقین نیستید فرد روبه رو بازخورد شما را فهمیدن کرده باشد. بعضی اوقات حتی خودتان هم مطمعن ندارید که دیدگاه فرد روبه رو را فهمیدن کرده‌ باشید و بخواهید واقعاً به او گوش دهید. چرا که طبق معمولً در عرصه گفتن بازخورد اختلاف نظر وجود دارد. در نهایت، بهتر است بدانید که بازخوردهای خوب از ابزارهای کلیدی برای پیشرفت در محیط‌های شغلی محسوب خواهد شد. بعد اگر هراس‌ها و تصورات غلط درمورد‌ آن‌ها را کنار بگذاریم، می‌توانیم به بهبود کارکرد و ارتباطات خود امیدوار باشیم. بازخورد صحیح و سازنده، با تمرکز بر نقاط قوت و اراعه‌ پیشنهادهای عملی، به رشد فردی و تیمی پشتیبانی می‌کند. بعد می‌توان نتیجه گرفت که رویکردی باز و صادقانه، می‌تواند به تشکیل محیطی مثبت و سازنده پشتیبانی کند که در آن، هر فرد زمان شکوفایی و رشد دارد.

منبع: HBR