چطور ارتباطات تیمی دورکاری و هیبریدی مدیریت کنیم؟_سیاه پوش

اگر کارمند هستید، کار حضوری را ترجیح می‌دهید یا دورکاری را؟ اگر صاحب کسب‌وکار هستید، بر کار حضوری پافشاری دارید یا امکان دورکاری و ترکیبی را هم در شرکت فراهم کرده‌اید؟ چه کارمند باشید و چه صاحب کسب‌وکار حتماً فهمید شده‌اید که مدل‌های کاری گوناگون، چالش‌های خاص خود را دارد. تسلط بر ارتباطات تیمی دورکار و ترکیبی، یکی از با اهمیت ترین چالش‌هایی است که مدیران کسب‌وکارهای گوناگون با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند. در دنیای امروزی که شکل و شمایل محیط کاری و نحوه‌ همکاری کارمندان تحول کرده، دورکاری علتایجاد برخی شکاف‌های ارتباطی شده است. چنانچه شما نیز با این مشکل سروکار دارید و به جستوجو راه‌حلی برای از بین بردن آن هستید، این نوشته را تا انتها مطالعه کنید.

عصر تازه دورکاری و ترکیبی همراه با ارتباطات مؤثر

در دنیای پیشرفته امروزی با وجود امکانات ارتباطی زیاد، نیروهای هر کسب‌وکار به‌صورت ترکیبی (دورکاری و حضوری) مشغول به فعالیت می باشند. با دقت به تازه بودن این شرایط، کارمندان و مدیران با چالش‌های تعداد بسیاری مواجه خواهد شد. این چالش‌ها می‌توانند بر روال کاری افرادی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، تأثیر بگذارد و در برخی اوقات آن‌ها را سرخورده کند. چون مطابق آمار به‌دست آمده از نظرات کارمندان، فقط نیمی از متخصصان، برنامه کار ترکیبی شرکت خود را فهمیدن می‌کنند که این کار نشان‌دهنده ربط زیاد ضعیف درمورد این نوشته حیاتی است.

مطابق اظهارات افرادی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، محیط کار دورکاری از نظر ارتباطی و تعاملی، محیطی منفعل است. اگر بهترین روشهای ارتباطی، برای موقعیت‌های شغلی دور کاری مورد نظر قرار نگیرد، دسترسی و اشتراک‌گذاری اطلاعات تازه برای کارکنان زیاد دشوار می‌بشود. در نهایت گمان تشکیل انزوای اجتماعی برای این کارمندان زیاد زیاد خواهد شد.

اپیدمی ارتباطات مبهم

مطابق گزارش FlexOs، می‌توان او گفت تقریباً یک‌سوم کارکنان ادعا می‌کنند که با دستورالعمل‌های مبهم و راهنمایی‌های گنگ دست و پنجه نرم می‌کنند. این کار نشان‌دهنده روبه رو با اپیدمی در شرکت‌ها و سازمان‌ها است. می‌خواهید زیاد تر به اهمیت این نوشته پی ببرید؟ در ادامه، مثالی از کارمندان در جلسات گروه‌های کانونی گفتن می‌کنیم.

فکر کنید که دچار پروژه‌ای هستید و ایمیلی از مدیرتان ظاهر می‌بشود که می‌گوید: «بیایید روی جذابیت بصری آن تمرکز کنیم.» شما با انرژی به طراحی گرافیک می‌پردازید و با دقت فونت‌ها، رنگ‌ها و مطرح‌ها را انتخاب می‌کنید تا توانایی‌ای دلنشین و دل‌نشین برای کاربر نهایی رقم بزنید. درست وقتی که آخرین دستکاری‌ها را روی مطرح خود انجام می‌دهید، ایمیل دوم ظاهر می‌بشود و به‌طور صریح می‌گوید: «محتوا باید برتری ما باشد.» در این لحظه چه کاری انجام می‌دهید؟ چطور این چنین اتفاقی می‌افتد؟ فقدان راهنمایی شفاف مدیریتی شما را در باتلاق سردرگمی فرو می‌برد. این اتفاق، نه‌تنها منفعت‌وری‌تان را افت می‌دهد، بلکه بر روحیه‌‌تان هم تأثیر منفی می‌گذارد.

مثالی که زدیم، یک نمونه معمولی از یک اپیدمی بزرگ‌تر است که هم بر کارمندان دفتر و هم کارمندان دورکاری تأثیر می‌گذارد. مطلب‌رسانی زیگزاگی مدیران، تمرکز تیم‌ها و کیفیت کلی خروجی آن‌ها را افت می‌دهد. زمان آن رسیده است که مدیران فهمید شوند که ربط شفاف و مداوم با کارمندان، چه حضوری و چه دورکاری، فقطً یک انتخاب نیست؛ بلکه الزام است. ارتباطات شاف و مداوم با کارمندان، دوای درد سردرگمی همه‌گیر در سازمان‌ها است. تکرار و تداوم این چنین سردرگمی‌هایی، مانع پیشرفت فردی و جمعی می‌بشود.

مطابق گزارشی که FlexOS می‌دهد، گمان این‌که کارکنان دورکار حس کنند که مدیرانشان در دسترس می باشند یا با آن‌ها ربط مؤثر دارند، ۳۶ درصد کم‌تر از همکاران حاضر در دفتر است. این نوشته، فقطً شکافی برای در دسترس بودن نیست؛ بلکه پرتگاهی است که مطمعن را از بین می‌برد و منفعت‌وری را تضعیف می‌کند. بیایید باز هم مثال بزنیم:

سارا، کارمند دورکار یک شرکت است. او، کارمندی سخت‌کوش است، اما مشکلی برایش پیش آمده و نیاز دارد با مدیر خود در تماس باشد. چند هفته است که تلاش می‌کند که هر طور شده بتواند مشکل به وجود امده را به‌طور مستقیم با مدیر در بین بگذارد، اما تا این مدت هم موفق نشده است. ایمیل‌های او یا بی‌جواب می‌همانند یا جواب‌های مبهم می‌گیرند، همانند: «به‌زودی سخن بگویید می‌کنیم.» از این اتفاق چه نتیجه‌ای می‌گیریم؟ دسترسی به مدیر شرکت، محدود است و از آن‌جایی که سارا، کارمند دورکار است، برای برقراری ربط با مدیر شرکت در برتری قرار نمی‌گیرد! این غفلت مدیریتی، پیامدهای گسترده‌ای دارد. در این چنین فضایی و با این چنین رفتاری، سارا حس می‌کند همانند ماهواره‌ای سرگردان است که هر لحظه امکان پذیر از مدار خارج بشود و این در حالی است که سارا دوست دارد مهره‌ای مورد قیمت در این فضا باشد و نه همانند شیء سرگردان. در نتیجه بی‌اعتنایی‌های مدیر به برقراری ربط کاری با این کارمند دورکار، برای سارا چه اتفاقی می‌افتد؟ تعامل او افت می‌یابد، اشتیاق او برای پروژه‌ها کم می‌بشود، سؤالاتی که از مدیر خود داشت بی‌جواب می‌ماند و پیشرفت او را متوقف می‌کند، ایده‌هایی که می‌خواست نقل کند، کنار گذاشته خواهد شد و خلاقیت او خاموش خواهد شد.

راهکارهای استراتژیک برای تسلط بر ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی

برقراری ربط مؤثر در محیط‌های کاری ترکیبی و دورکاری، امری حیاتی است که الزام برنامه‌ریزی دقیق و منفعت گیری هوشمندانه از ابزارهای ارتباطی متنوع خواهد می بود. مدیران محترم، به‌منظور تشکیل هماهنگی زیاد تر در تیم و افزایش منفعت‌وری، باید با همکاران خود به توافقی جامع در خصوص انتخاب و نحوه منفعت گیری از پلتفرم‌های ارتباطی گوناگون دست یابند. برخی از راهکارهایی که به تسلط بر ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی پشتیبانی می‌کند، عبارت‌اند از:

۱- تعیین کانال‌های ارتباطی مناسب

یکی از قدم‌های مهم برای بهبود ارتباطات، انتخاب و تعیین کانال‌های ارتباطی مناسب است. هر کدام از ابزارهای ارتباطی حاضر از جمله ایمیل، مطلب‌رسان‌های سریع و پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین، مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. برای مثال، ایمیل برای مکاتبات رسمی و طویل‌زمان مناسب‌تر است، در حالی که مطلب‌رسان‌های سریع برای ارتباطات سریع و مختصر‌زمان کاربرد دارند. به‌منظور جلوگیری از سردرگمی و افزایش کارایی، پیشنهاد می‌بشود که تیم‌ها درمورد نحوه‌ منفعت گیری این ابزارها با هم توافق کنند.

۲- تشکیل سند مرجع مشترک

برای مطمعن از این‌که همه اعضای تیم فهمیدن مشترکی از اهداف، مسئولیت‌ها و ضرب‌الاجل‌ها دارند، تشکیل مرجع مشترکی به نام «بوم شفافیت» زیاد سودمند خواهد می بود. این سند می‌تواند شامل اطلاعاتی همانند چشم‌انداز پروژه، ماموریت های هر یک از اعضای تیم، جدول وقتی پروژه و این چنین منبع های موردنیاز باشد. با به اشتراک‌گذاری این سند، همه‌ اعضای تیم به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات ملزوم دسترسی داشته باشند. تنظیم این چنین سندی به‌منظور جلوگیری از ابراز سوءتفاهم انجام می‌بشود.

۳- تعیین ساعات اشکار برای برقراری ربط

برای تسهیل ارتباطات و تشکیل حس تعلق در بین اعضای تیم، تعیین ساعات مشخصی برای برقراری ربط پیشنهاد می‌بشود. این ساعات می‌تواند برای جلسات آنلاین منظم، ساعات پاسخگویی مدیران به سؤالات کارکنان یا برگزاری جلسات غیررسمی برای تبادل نظر درمورد موضوعات گوناگون تعیین بشود. با تعیین این ساعات، اعضای تیم می‌توانند یقین باشند که در صورت نیاز به مشورت یا پشتیبانی، به‌راحتی می‌توانند با مدیران یا همکاران خود ربط برقرار کنند.

۴- اهمیت ارتباطات چهره به چهره

اگرچه ابزارهای ارتباطی آنلاین امکان برقراری ربط از راه دور را فراهم می‌‌کنند، اما نمی توانند جانشین کامل ارتباطات چهره به چهره باشند. تعامل های اجتماعی و غیررسمی که در محیط‌های کاری حضوری اتفاق می‌افتند، نقش مهمی در تحکیم روابط بین افراد و افزایش روحیه همکاری در تیم‌ها ایفا می‌کند. به همین علت، پیشنهاد می‌بشود که جلسات حضوری یا آنلاین به‌طور منظم با وجود تک‌تک اعضای تیم برگزار بشود تا فرصتی برای تعامل های اجتماعی و تبادل نظرهای غیررسمی فراهم بشود.

۵- تعیین ساعات اشکار برای کار گروهی

با تعیین ساعات مشخصی برای کار گروهی، می‌توان تمرکز اعضای تیم را برای انجام پروژه‌های مشترک افزایش داد و به بهبود کیفیت تصمیم‌گیری پشتیبانی کرد. برای مثال، می‌توان ساعاتی از روز را به‌گفتن «زمان همکاری» تعیین کرد و از همه اعضای تیم خواست تا در این ساعت به‌صورت حضوری یا آنلاین در جلسات و او گفت و گو‌های گروهی شرکت کنند. این کار علتمی‌بشود تا اعضای تیم بتوانند ایده‌های خود را با یکدیگر در بین بگذارند، از ازمایش ها یکدیگر منفعت‌مند شوند و چالش‌های مشترک به وجود امده را حل و فصل کنند.

۶- اهمیت فعالیت‌های تیم‌سازی

فعالیت‌های تیم‌سازی نقش مهمی در تحکیم روابط بین اعضای تیم، افزایش روحیه همکاری و تشکیل فرهنگ سازمانی مثبت ایفا می‌کند. این فعالیت‌ها می‌توانند به‌صورت حضوری یا آنلاین برگزار شوند و شامل بازی‌های گروهی، کارگاه‌های آموزشی یا برگزاری جشن‌های کوچک باشد. با برگزاری منظم این فعالیت‌ها، می‌توان به تحکیم حس تعلق اعضای تیم به سازمان پشتیبانی کرد. گفتنی است که این عمل علتبهبود کارکرد کلی تیم خواهد شد. اهمیت تیم سازی را در ارتباطات تیمی دورکاری دست کم نگیرید.

۷- انجام نظرسنجی و جمع‌آوری بازخورد

برای مطمعن از این‌که اعضای تیم از فعالیت‌های تیم‌سازی و ساعات اشکار‌شده برای کار گروهی استقبال خواهند کرد، پیشنهاد می‌بشود که به‌طور منظم از اعضای تیم بازخورد بگیرید. انجام نظرسنجی ناشناس می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف این برنامه‌ها پشتیبانی کند و به مدیران این امکان را بدهد تا تغییرات ملزوم را در برنامه‌های خود تشکیل کنند.

۸- انعطاف‌پذیری و تطبیق با نیازهای تیم

انعطاف برای ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی الزامی است. باید دقت داشت که نیازهای هر تیم امکان پذیر با گذشت زمان تحول کند. به همین علت، برنامه‌های مربوط به همکاری تیمی و فعالیت‌های تیم‌سازی باید به‌صورت مداوم برسی و در صورت لزوم، اصلاح شوند. با تشکیل محیط کاری پویا و انعطاف‌پذیر، می‌توان به بهبود مستمر کارکرد تیم پشتیبانی کرد.

برقراری ربط مؤثر، کلید پیروزی در دنیای کار ترکیبی و دورکاری

یافته‌های تازه در خصوص چالش‌ها و زمان‌های حاضر در محیط‌های کاری ترکیبی و دورکاری، زنگ خطری برای مدیران به صدا درآورده است. با این حال، این چالش‌ها می‌توانند فرصتی برای رشد و گسترش نقش مدیران در سازمان برداشت شوند. یکی از با اهمیت ترین جنبه‌هایی که مدیران باید به آن دقت کنند، ترقی توانایی‌های ارتباطی خود است. در این نوشته، توضیح دادیم که مدیران چطور می‌توانند برقراری ربط را در محیط کاری ترکیبی و دورکاری تحکیم کنند و بهبود ببخشند. فرقی نمی‌کند که مدیر کسب‌وکار هستید یا کارمند دورکار، اگر درمورد برقراری ربط در محیط کاری، خاطره یا توانایی‌ای آموزنده دارید، خوشحال می‌شویم که برای ما هم تعریف کنید.

منبع: psychologytoday