نرم افزار دبیرخانه چیست؟ و چه کاری انجام می دهد؟_سیاه پوش

یکی از مهم ترین قسمت های هر سازمان که مدیریت مکاتبات و اسناد را بر مسئولیت دارد، واحد دبیرخانه است که، امروزه با پیشرفت تکنولوژی و با ظهور نرم افزار های دبیرخانه، همه ماموریت های این واحد به طور خودکار صورت می پذیرد. اما ابتدا باید بدانیم دبیرخانه چیست و چه وظایفی را برعهده دارد. در واقع دبیرخانه ماموریت های ثبت، پیگری، توزیع نامه ها، اسناد و… را نیز در یک سازمان به مسئولیت دارد و به گفتن یک پشتیبان اجرایی مدیران و پرسنل سازمان نیز عمل می کند. از همین رو نرم افزار دبیرخانه برای سهولت و تسریع فرایند های این واحد نیز طراحی شده است که، جهت افزایش کارایی و دقت در مدیریت مکاتبات می بشود و نظم و هماهنگی بیشتری را در سازمان به ارمغان می آورد.

این چنین ملزوم به ذکر است که این نرم افزار نه تنها بدون دخالت انسان داده ها و اطلاعات را مدیریت و در نهایت با امنیت بالایی ذخیره و نگهداری می کند، بلکه خطر خطای انسانی را هم نیز به حداقل می رساند.

کاربرد نرم افزار دبیرخانه

یکی از اساسی ترین قسمت های نرم افزار اتوماسیون اداری، قسمت عملیاتی نرم افزار دبیرخانه است که در فرایند های ثبت نامه ها، ارجاع، کارتابل پرسنل، بایگانی و غیره نیز کابرد دارد. این چنین ملزوم به ذکر است که، هر کدام از این قسمت ها عمیات های اسکن مدارک، نامه ها و مستندات، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع، پیگیری چرخه نامه ها، تهیه پیش نویس، امضا، چاپ و…را در یک سازمان در بر می گیرد.

امکانات نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیر خانه در راستای رفع کردن نیازهای سازمان و کسب و کار ها نیز امکانات بسیاری را اراعه کرده است که در طول زمان و تحول نیاز های سازمان و کاربران در حال ابراز رسانی می باشد. برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه به شرح زیر است:

• اضافه، حذف و ویرایش فیلدهای ورودی اطلاعات
• شماره گذاری و ثبت نامه ها
• دریافت و انتقال لیست شماره تلفن به نرم افزار دبیرخانه
• قبلیت جستجو و گزارش گیری
• قابلیت دسته بندی تقویم و شماره تلفن ها
• قابلیت ثبت نامه های صادره و وارده
• قابلیت فرم سازی
• امکان دسته بندی اطلاعات
• قابلیت ثبت انواع نامه های اداری
• تعریف نامحدود کاربر و تعیین سطح دسترسی آن ها
• برقراری ربط با ایمیل و فکس
• قابلیت پشتیبان گیری از داده ها
• فعال یا غیر فعال سازی دفاتر اندیکاتور دبیرخانه
• و…

مزایا نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه، همانند دیگر برنامه هایی که امروزه در بازار اراعه شده است دارای مزایا و ویژگی های بسیاری است که در ادامه به معارفه آن ها خواهیم پرداخت.

برخی از مزایای نرم افزار دبیر خانه عبارت اند از:

• عدم نیاز به دفاتر حجم اندیکاتور
• سهولت مرحله های ثبت و ارسال نامه ها و مکاتبات
• دسترسی آسان و سریع به محتوای نامه های ثبت شده
• عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات خاص
• صرفه جویی در زمان و هزینه
• امکان دسترسی در هر زمان و مکان
• شفافیت اسبق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
• ارسال سریع آسان فکس با منفعت گیری از محیط نرم افزار و اشکار بودن زمان بندی
• در دسترس بودن اطلاعات و گزارش های مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری تحت وب
• امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر پایه محرمانگی
• وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
• عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به علت حوادث آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتببات ثبت شده
• امکان گزارش گیری از کارکرد پرسنل
• و…

معایب نرم افزار دبیرخانه

همانطور که پیش تر آموختیم نرم افزار دبیرخانه علاوه بر مزایای متعدد، معایبی را هم نیز با خود به همراه دارد که برخی از آن ها عبارت اند از:

• هزینه راه اندازی بالا
• پیچیدگی آموزش و منفعت گیری از آن در سازمان
• عدم امنیت کافی
• تشکیل خلل در برخی از امور با نقص فنی در نرم افزار
• و…

شرح ماموریت های در نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه به گفتن مهم ترین ابزار در سازمان، در راستای سازمان دهی و مدیریت اطلاعات نیز نقش زیاد مهمی را ایفا می کند. این نرم افزار با مقصد بهبود کارکرد و افزایش دقت، ماموریت های بسیاری را در انجام امور دبیر خانه بر مسئولیت دارد که در ادامه به بازدید برخی ازشرح ماموریت های نرم افزار دبیرخانه نیز پرداخته ایم که، عبارت اند از:

• بازدید و تایید نامه‌ها از لحاظ امضا و تطابق تعداد پیوست‌ها
• تحویل نامه به مسئول یا قسمت وابسته
• برای تعیین شماره و تاریخ، نامه به مسئول ثبت اراعه بشود.
• تحویل نامه به مدیر یا قسمت وابسته جهت بازدید
• ثبت نامه در دفتر ارسال و تحویل توسط واحد عمل‌کننده وابسته
• و…

عناوین شغلی تعریف شده در نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه به گفتن قلب تپنده هر سازمان علاوه بر مزایا، کاربرد و ویژگی های بسیاری که دارد، عناوین شغلی بسیاری در دبیرخانه سازمان هم شامل می بشود. از جمله برخی از این عناوین شغلی تعریف شده در نرم افزار دبیرخانه به شرح زیر است:

• ریئس دبیرخانه
• معاون یا دستیار رئیس دبیرخانه
• مسئول ثبت نامه ها یا صدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها