چطور نامه استعفا بنویسیم + نکاتی برای اثرگذاری زیاد تر
هرکسی در هر شغلی امکان پذیر در موقعیتی قرار بگیرد که ناچار به استعفا بشود. در این چنین موقعیتی ملزوم است علاوه‌بر هماهنگی‌های شفاهی، نامه استعفای خود را نیز تقدیم مدیر و سازمان خود کنیم. نوشتن این نامه اصول و و قواعدی دارد که بهتر است آنها را بیاموزیم. در این مقاله، این اصول و قواعد و یک نمونه استعفا نامه را نوشته‌ایم. بعد تا آخر مقاله با ما همراه باشید.
چرا باید نامه استعفا بنویسیم؟
نامه استعفا سندی رسمی است که مشخص می کند شما کارتان را رها کرده‌اید. واحد منبع های انسانی بر مبنای تاریخ ترک کار که در نامه نیز قید می‌بشود، کار تسویه حساب شما را انجام می‌دهد. آنها طبق معمول بعد از دریافت نامه، آن را در پرونده شما بایگانی می‌کنند. بعد بسته به نوع کار، بعضی اوقات اوقات باید حتما استعفا نامه بنویسید. این چنین در صورت نیاز باید در متن استعفا نامه به نکات مهم برای اداره امور در غیاب شما تا زمان جایگزینی فرد تازه اشاره کنید.
متن نامه استعفا
نامه استعفا در کل از ۵ قسمت زیر راه اندازی شده است:
- اظهار استعفا؛
- آخرین روز کاری؛
- تقدیر و سپاس؛
- اشاره به آینده یا گفتن اطلاعات مهم؛
- امضا.
چطور نامه استعفا بنویسیم؟
پیش از نوشتن متن نامه اظهار قطع همکاری، حتما استعفای خود را شفاهی به مدیر و واحد منبع های انسانی اظهار کنید. تعداد بسیاری از شرکت‌ها دست‌کم یک ماه زمان نیاز دارند تا فردی را جانشین شما کنند. این چنین احتمالا بنا بر عرف و قواعد درون‌سازمانی، ملزوم باشد نامه خود را برای یک یا چند نفر بفرستید. بعد از هماهنگی‌ها، می‌توانید استعفا نامه خود را با مراعات قدم‌های زیر بنویسید.
آخرین مطالب
- دانشمندان به جستوجو راز پیدایش ماده تاریک پیش از انفجار بزرگ _سیاه پوش
- کم شدن قیمت سوزوکی جیمنی در بازار آزاد، شوق اولیه فروکش کرد [آذر ۱۴۰۳]_سیاه پوش
- راز زنده ماندن سنجابها در خواب زمستانی طویل کشف شد_سیاه پوش
- نحوه تهیه جوانه گندم در خانه؛ آموزش مرحله به مرحله + ویدئو_سیاه پوش
- Grok به گفتن رقیب جدی ChatGPT در راه است_سیاه پوش
۱. زمان و ساعت نگارش نامه را قید کنید
اگر نامه را به‌صورت ایمیل می‌فرستید، نیازی به مراعات این مسئله ندارید چراکه هر ایمیل شامل تاریخ و ساعت ارسال است. اما اگر نامه را چاپی یا دست‌نویس تحویل می‌دهید، حتما بالای سمت چپ صفحه، تاریخ و ساعت نگارش نامه را قید کنید.
۲. گفتن نامه را تنظیم کنید
بعد از نوشتن عبارت استعفا نامه در مرکز صفحه، در سمت راست نامه، نام فرد یا افرادی را بنویسید که نامه خطاب به آنها نوشته شده است.
۳. استعفای خود و علت آن را اظهار کنید
آشکار و شفاف استعفای خود و دلیلش را اظهار کنید تا متن استعفا تاثیرگذار بشود. برای مثال بگویید که به دلایل خانوادگی و شخصی، تحصیلی، مهاجرت یا شغلی تازه تصمیم رهاکردن کار جاری را دارید.
۴. آخرین هفته یا روز کاری خود را اشکار کنید
در متن نامه به آخرین روز یا هفته‌ای که سر کار خود وجود دارید، اشاره کنید. این کار به سازمان زمان می‌دهد تا خودش را با تغییرات سازگار کند. امکان پذیر سازمان از شما بخواهد زمان بیشتری بمانید. بهتر است پیش از نوشتن این قسمت، شفاهی با مدیر خود مشورت کنید و سر یک تاریخ اشکار به توافق برسید.
۵. از همکاران و مدیر خود سپاس کنید
گرچه شما سازمان را ترک می‌کنید، نگه داری روابط قبلی همیشه سودمند و ملزوم است. به این علت از همکاران و مدیران خود سپاس کنید و در حد یکی‌دو خط به ازمایش ها خوبی اشاره کنید که در همکاری با ایشان داشته‌اید.
۶. به اهداف آینده یا اطلاعات مهم اشاره کنید
اگر شغل شما به طوری است که همکاران یا فرد جانشین باید به نکاتی آگاه شوند، به آنها در این قسمت اشاره کنید. این موارد را شفاهی نیز با مدیر خود در بین بگذارید. در صورتی که نیاز به این چنین کاری نباشد، می‌توانید در حد یکی‌دو خط به آمادگی خود برای همکاری جهت انتقال سریع تر و نیز اهداف کلی خود در آینده اشاره کنید.
۷. راه ارتباطی خود را ذکر کنید
این قسمت اختیاری است و بستگی دارد که به چه علت کارتان را رها می‌کنید. اگر مایلید هم چنان با همکاران و مدیرتان در ربط بمانید، این قسمت را به نامه خود اضافه کنید.
۸. نامه را امضا کنید
در آخر، گوشه سمت چپ نام و نام خانوادگی خود را بنویسید و حتما آن را امضا کنید.
نکاتی برای نوشتن استعفا نامه
بد نیست زمان نوشتن نامه استعفای خود و تحویل آن، به نکات زیر دقت کنید تا نامه‌تان بهتر و تأثیرگذارتر بشود.
۱. لحن نامه خود را مثبت کنید
صرف‌نظر از علت استعفا، از جملاتی منفعت گیری کنید تا متن استعفا تاثیرگذار بشود و زمان نگه داری ربط در آینده را از شما نگیرد. به‌جای انتقاد یا مرور وقایع ازردهکننده، بر موارد سازنده و مثبت پافشاری کنید.
۲. استعفا نامه خود را شخصا تحویل دهید
در صورت امکان، نامه خود را حضوری تحویل گیرنده(گان) دهید.
۳. مختصر و سودمند بنویسید
در نامه‌نویسی مراعات اصل خلاصه‌نویسی الزامی است. به این علت تا امکان دارد از درازگویی و تکلف خودداری کنید.
۴. به فرایند استعفای دیگران دقت کنید
اگر در قبل فردی از همکاران استعفا داده است، به روال خروج و انتقال دقت کنید. ازمایش ها دیگران را در نظر بگیرید و فرایندهای خروج کارکنان را زمان نگارش نامه و تعیین تاریخ خروج در نظر بگیرید.
۵. خواسته‌های مدیر خود را برآورده کنید
بعد از تحویل نامه استعفا، احتمالا مدیرتان از شما بخواهد که کارهای باقی‌مانده را تکمیل کنید یا به فرد تازه برای سازگارشدن پشتیبانی کنید. در صورت امکان، خواسته‌های او را انجام دهید.
نمونه استعفا نامه
جناب آقای/خانم…………………
(گفتن شغلی یا سمت او)
اینجانب به علت (….) تصمیم دارم از شغل خود استعفا دهم. روز/هفته پایانی کار من تاریخ (….) خواهد می بود. علتافتخارم می بود که در این زمان با شما و تیم (….) همکاری داشتم. از شما و اعضای مجموعه (…..) بابت این توانایی سپاسگزارم و برایتان آرزوی پیروزی و پیشرفت دارم.
آمادگی دارم تا برای تسهیل روال خروج و جایگزینی خود همکاری کنم (یا در صورتی که برای جایگزینی بنده نیاز به همکاری من هست، با کمال میل آمادگی دارم). (بسته به نوع شغل، در صورتی که نیاز به توضیح بیشتری درمورد الزامات فرایند خروجتان هست، این قسمت را دقیق‌تر شرح دهید).
(اختیاری) با سپاس مجدد، راه‌های ارتباطی من به شرح زیر است. خوشحال خواهم شد که در آینده نیز در ربط باشیم.
(آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه)
با احترام
(نام و نام خانوادگی)
امضا
توانایی شما از نوشتن نامه استعفا
آیا تابه‌حال استعفا نامه نوشته‌اید؟ نظرات و ازمایش ها خود درمورد نوشتن متن نامه اظهار قطع همکاری را با ما در بین بگذارید.